Information från styrelsen om byte av betalsystem och avbetalningar

Nedan följer viktig information till våra medlemmar som har pågående avbetalningar på sin andel hos Svarta Massan ekonomisk förening.

OBS: Detta meddelande berör INTE medlemmar som antingen A) har betalat klart sin andel, eller B) blivit medlemmar efter april 2020. Ni får dock gärna läsa informationen ändå för att hålla er uppdaterade om vad som pågår hos Svarta Massan.

Här kommer en punktvis summering av nedanstående information (men läs gärna hela texten):

• Medlemssystemet CoachHippo kommer att stängas ner. Vi har bytt till MailChimp.
• För en majoritet av våra medlemmar har inga avbetalningar skett sedan maj månad i år.
• Byte av betalningssystem påbörjas nu (men kommer att ta tid, då det görs manuellt).
• Ni kommer att få mail, utskickat från betaltjänsten GoCardless, med mer information när det är dags för er att aktivera era betalningar.

I maj 2018 påbörjade styrelsen i DSM arbetet med byte av system för att hantera de mest centrala delarna av den interna verksamheten i föreningen. För att digitalisera och effektivisera arbetet i DSM valdes att flytta kommunikationen med medlemmar, omröstningar och avbetalningar till plattformen CoachHippo.

Medlemssystemet CoachHippo har tyvärr inte fungerat tillfredsställande sedan bytet. Det som verkade som en lovande helhetslösning har vid alltför många tillfällen krånglat på olika sätt vilket drabbat vår verksamhet och medlemmar. Vi förstår att vissa av våra medlemmar varit extra frustrerade när problemen drabbat dem och i styrelsen har vi också tröttnat på att det alltför ofta dyker upp systemproblem som vi måste ägna mycket tid åt, istället för att jobba med att utveckla DSM:s verksamhet. Vi har inte heller med tiden fått något förtroende för att en förbättring ska ske, varför styrelsen under hösten 2019 beslutade att på nytt påbörja ett arbete med ett systembyte. Inledningsvis gjorde vi en undersökning för att hitta ett eller flera system som skulle kunna fylla våra behov. Vid val av system var inriktningen att hitta etablerade aktörer som kunde ge oss de funktioner vi önskade till en rimlig kostnad. Vi utforskade ett antal alternativ, men beslutade under vintern att göra tester med framförallt e-mailplattformen MailChimp. Testerna föll väl ut och vi beslutade oss under våren för att använda MailChimp som medlemsregister, för kommunikation med medlemmar, och för omröstningar. Parallellt gjorde vi även tester med betalsystemen GoCardLess och Stripe för att hantera avbetalningar (som du kanske känner igen, då de användes för att faktiskt genomföra betalningar till CoachHippo). Nästa steg i systembytet var att utveckla en plan för hur vi skulle föra över pågående avbetalningar och kvalitetssäkra information, ett arbete som inleddes under den här sommaren.

I maj månad i år upphörde avbetalningarna via CoachHippo att ske automatiskt. Ett liknande fel inträffade några månader innan, men åtgärdades då relativt snabbt av vår systemleverantör. När problemet med betalningar uppstod i maj valde vi, med anledning av var vi var i arbetet med systembytet, att inte vidta åtgärder avseende CoachHippo. Därför har, som vissa av er noterat, inga dragningar gjorts till DSM från era bankkonton/bankkort sedan dess. För snart två veckor sedan fick vi dessutom ett meddelande från CoachHippo att bolaget kommer att upphöra med sin verksamhet. Systembytet kom med andra ord minst sagt lägligt.

Så vad kommer hända nu och hur påverkar det mig som har en pågående avbetalning? 

Vi har hittills gett medlemmar möjlighet att betala av sin andel antingen via autogiro (systemet GoCardless) eller via bankkort (systemet Stripe). Vi kommer även fortsättningsvis att erbjuda dessa två betalningsalternativ för befintliga och nya medlemmar. Skillnaden mot hur det fungerade när vi använde CoachHippo är att era avbetalningar kommer att läggas in och göras direkt i betalsystemen, istället för att betalningar görs via en ”mellanhand”. I samband med den återaktivering vi nu gör av avbetalningar kommer vi att prioritera autogirolösningen med GoCardless.

De av er som inte har betalat klart er andel kommer att få ett mail från Svarta Massan via systemet GoCardless där ni ombeds aktivera era betalningar på det återstående belopp ni har på er andel (med samma betalningstakt ni hittills haft). Mailet kommer att se ut som på bilden härunder, men med de belopp som är aktuella för dig.

Önskar du betala med kort ber vi dig att vidarebefordra aktiveringsmailet från GoCardless till info@svartamassan.se och uppge att du önskar betala med kort, så löser vi det.

Detta är ett arbete som vi kommer att påbörja de kommande veckor och som kommer att pågå en tid framöver. Systembytet kräver dels kontroll av återstående betalningar per medlemsandel och dels en manuell handläggning för aktivering av betalningar för varje betalande medlem. Som ni förstår kommer detta att ta en del tid, men ni kommer såklart att bli informerade och få instruktioner via mail (kolla spamfiltret!) när det väl blir dags för er tur. För vår del är det oerhört viktigt att ni följer instruktionerna och aktiverar era betalningar. Med erfarenheten från bytet till CoachHippo har vi sett att det finns ett värde i att låta bytet ta tid, framförallt för att vi inte ska ta med oss problem in i de nya lösningarna.

Tack för er förståelse och för att ni stöttar AIK genom ert medlemskap i DSM!

Hälsningar,
Styrelsen för Svarta Massan ekonomisk förening